SPISOVÝ ŘÁD

Obecního úřadu, Světí, zpracovaný podle instrukce MV ČR o spisové službě č. j. VSC 1-793/92 Čl. 1 Úvodní ustanovení 1/ Tento spisový řád upravuje zajišťování úkolů spojených s příjmem a oběhem, odesíláním a vyřizováním písemností Obecního úřadu Světí. 2/ Za písemnosti se pro účely tohoto spisového řádu považují všechny písemnosti týkající e Obecního úřadu. Čl. 2 Evidence písemností 1/ Základními evidenčními pomůckami spisové služby jsou podací deník a záznamník odesílaných i doporučených zásilek: a/ podací deník do něho se zapisují písemnosti přijaté i písemnosti vzniklé z vlastní činnosti takto: - číslo jednací - datum došlé nebo vzniklé písemnosti - od koho písemnost došla, případně vyznačení, že jde o písemnost vlastní - stručný obsah písemnosti - u doporučených zásilek podací číslo zásilky - vyznačení, komu bylo vyřízení předáno, či jak byla písemnost vyřízena - datum vyřízení písemnosti b/ kniha odeslaných a doporučených zásilek vyplní se při každé odeslané písemnosti, dále se zapíší do knihy odebraných poštovních známek. 2/ Zápisy v podacím deníku musí být čitelné a trvalé. Chybné zápisy se nepřepisují, nepřelepují, ani nevymazávají, ale škrtají vždy tak, aby zůstaly čitelné. Oprava se opatří datem a podpisem osoby, která zápis upravila. Čl. 3 Příjem písemností 1/ Písemnosti se přijímají prostřednictvím poštovní doručovatelky 2/ Pošta je doručována do bytu starosty, doporučené zásilky se po oznámení přebírají na poště, kde jsou řádně podepisovány. 3/ Každá došlá pošta se označí podacím razítkem, které obsahuje: - označení Obecní úřad, Světí - datum doručení - číslo jednací - u doporučených zásilek podací číslo 4/ Číslem jednacím nebudou označovány písemnosti, které přímo nesouvisí s činností OÚ, tj. různé nabídky a programový materiál. Dále nebudou označovány jednacím číslem zápisy z jednání zastupitelstva a komisí, osobní spisy a smlouvy. Ve sporném případě rozhodne o zápisu písemnosti starosta. 5/ Číslo jednací tvoří pořadové číslo běžného roku s lomítkem poslední dvojčíslí běžného kalendářního roku. 6/ V případě podání více písemností s časovým odstupem v téže záležitosti se tyto záležitosti opatří shodným číslem, které bylo přiděleno první podané písemnosti. 7/ Obálky od písemností se ponechají jako součást spisu v těchto případech: - není-li na samostatné písemnosti datum - není-li písemnost podepsána i když je uvedeno jméno a adresa odesilatele - má-li datum podání zásilky na poště právní význam, např. pro posouzení a dodržení lhůt - u všech zásilek doporučených na dobírku a do vlastních rukou Čl. 4 Vyřizování písemností 1/ Zpracovatel je povinen písemnost vyřídit a v případě žádosti, stížnosti, oznámení o podnětu odesílateli také odpovědět do 30 dnů ode dne, kdy byla doručena na OÚ. Pokud odpověď není v předepsaném termínu z důvodu čekání na vyjádření dalších subjektů, uvede zpracovatel vždy do odpovědi tyto důvody a přibližný termín vyřízení. 2/ Odpověď na došlou písemnost se eviduje, vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednacím, pod kterým byla písemnost evidována a do podacího zápisu písemností se zapíše ve sloupci vyřízeno. 3/ Pokud jsou písemnosti vyřizovány telefonicky nebo osobním jednáním, učiní se o tom na písemnosti záznam a tento způsob vyřízení se označí v podacím deníku. 4/ Faktury jsou zapisovány do knihy přijatých faktur, jejich evidenci vede účetní. Jsou označovány podacím razítkem, datem přijetí a pořadovým číslem. Zvlášť jsou vedeny osobní spisy, mzdová agenda, účetnictví, místní poplatky, evidence sociálních dávek, ověřovací kniha listin a podpisů, evidence obyvatel a evidence rybářských lístků. Čl. 5 Úprava a podepisování písemností, užívání razítek. 1/ Při vyřizování písemností se používají dopisní papíry se záhlavím Obecní Úřad, Světí. Na přední straně obálky se provede otisk razítka Obecní úřad, Světí. 2/ Podepisování písemností provádí starosta, nebo jím určeným zástupce. Vždy musí být na písemnosti uvedeno jméno, příjmení a funkce podepisujícího. 3/ Razítka se státním znakem se používají podle ustanovení zvláštních předpisů par. 3 zák. ČNR č. 68/90 Sb. a par. 2 vyhl. MV č. 435/90 Sb. 4/ Úřední razítka v obci jsou: 2 kulaté Obecní úřad, Světí 2 kulaté Obec, Světí 2ks hranaté Obecní úřad, Světí a 2 ks hranaté Obec Světí. Tyto razítka má k dispozici 1x starosta a 1x účetní obce. 5/ Při ztrátě razítka je třeba o tom bezodkladně uvědomit OkÚ a MV. V oznámení se uvede datum od kdy se razítko postrádá. Čl. 6 Odesílání písemností 1/ Písemnosti jsou odesílány podle jejich závažnosti obyčejnou poštou nebo doporučeně. O odesílaných zásilkách je vedena evidence s uvedením adresáta. 2/ Pošta se odesílá dle potřeby. Čl. 7 Ukládání písemností 1/ U zpracovatele se ponechávají spisy běžného roku, spisy nevyřízené, případně spisy starší jednoho roku, které jsou pro zpracovatele nezbytné pro vyřizování písemností. Ostatní spisy se ukládají do archivu. 2/ Pro ukládání písemností ze stavebního řízení a stavební komise, platí vyjímka. Spisy jsou ukládány odděleně a řazeny jsou podle popisných čísel. 3/ Pro ukládání písemností účetní evidence platí zvláštní předpisy, zák. č. 563/91 Sb. Tyto písemnosti se v archivu ukládají odděleně. Čl. 8 Vyřazování písemností dle skartačního řádu 1/ Spisový a skartační plán obsahuje: a/ hlavní znaky jimiž se označují jednotlivé druhy písemností b/ skartační znaky a lhůty 2/ Skartačními lhůtami je stanovena doba, pro kterou písemnosti zůstávají po vyřízení uloženy v archivu. Počínají běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřazení písemností. Skartační doba může být po projednání se státním archivem výjimečně prodloužena. 3/ Skartační znaky A, S, V, vyjadřují, jak má být po uplynutí skartační lhůty s písemností naloženo. A písemnosti po uplynutí skartační lhůty převezme archiv S písemnosti, které po oplynutí skartační lhůty mohou být na základě skartačního povolení vydané státním archivem skartovány tj. zničeny V písemnosti, po nichž po uplynutí skartační lhůty státní okresní archiv posoudí, které z nich převezme a které mohou být skartovány. Čl. 9 Skartační řízení 1/ Skartační řízení se provede po dohodě se státním archivem v následujícím roce po uplynutí skartační lhůty. 2/ Skartační návrhy budou předkládány státnímu archivu v dohodnuté lhůtě písemně. 3/ Vytříděné písemnosti skartačního znaku V bude provedeno způsobem dohodnutým s pracovníkem státního archivu. Kontaktem se státním archivem v HK je pověřen starosta obce. 4/ Po odborném posouzení písemností státním archivem a/ uděluje písemný souhlas ke zničení písemností, které mají dokumentární hodnotu b/ dohodne s předávajícím lhůty do kdy budou písemnosti určené do archivní péče archivem převzaty, kde a jakým způsobem. 5/ O skartačním řízení se sepisuje protokol. 6/ Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, podepsaný všemi pracovníky zúčastněnými na vyřizování, potvrzení příslušné org. Již byly písemností předány ke zničení a potvrzení archivu o převzetí, písemnosti budou uloženy u starosty. Kopii si ponechá okresní archiv. 7/ Při likvidaci vyřazených písemností určených ke zničení bude zajištěn dohled pověřeným pracovníkem. O likvidaci bude pořízen záznam, který bude přiložen u skartačního protokolu. Čl. 10 Řízení 1/ Spisovou službu zabezpečuje pověřená pracovnice. Čl. 11 1/ Tento spisový řád nabývá účinnosti dnem 17. 3. 1998 Vyvěšeno 3. 3. 1998 Sejmuto 17. 3. 1998 Signatury: Kulhánek Jiří - starosta Středa Petr člen zastupitelstva